zoals vastgesteld tijdens de algemene ledenvergadering, gehouden te Nijkerk op 14 maart 2020
Artikel 1 (procedure gewoon lidmaatschap)
- De aanvraag voor het lidmaatschap geschiedt bij de secretaris door middel van een aanmeldingsformulier van een door het bestuur vast te stellen model.
- De secretaris is bevoegd om, indien hij dat noodzakelijk acht voor het goede verloop van de procedure, nadere informaties in te winnen omtrent de aanvraag, zoals navraag omtrent het lidmaatschap van een in Nederland gevestigde filatelistische organisatie.
- Het bestuur beslist over de toelating. Redenen die tot een afwijzende beslissing hebben geleid, behoeven aan de afgewezen betrokkene niet te worden meegedeeld.
- Tegen afwijzing als lid kan de aanvrager binnen een maand in beroep komen bij de algemene vergadering.
Artikel 2 (uitsluiting bij niet nakoming verplichtingen)
Het bestuur kan een lid dat niet aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan, al dan niet tijdelijk, van de activiteiten van de vereniging uitsluiten. Indien het bestuur beslist om een extern bureau in te schakelen ter inning van achterstallige vorderingen, zullen de kosten daarvan verhaald worden op de schuldenaar.
Artikel 3 (procedure erelidmaatschap)
Ereleden worden, uitsluitend op voordracht van het bestuur, benoemd door de algemene vergadering met ten minste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen.
Artikel 4 (adreswijzigingen)
De leden zijn verplicht om adreswijzigingen per omgaande mee te delen aan de secretaris en aan de directeur rondzendverkeer.
Artikel 5 (contributie)
- De gewone leden betalen een jaarlijkse contributie.
- De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene vergadering op voorstel van het bestuur.
- Bij toetreding in de loop van een jaar na 30 juni en voor 1 november bedraagt de contributie in dat jaar 50% van de jaarlijkse contributie. Indien de toelating na 31 oktober van het jaar heeft plaatsgevonden, is er voor dat jaar geen contributie meer verschuldigd.
- De contributie wordt bij aanvang van het nieuwe jaar, of na toelating in de loop van het jaar, automatisch ingehouden van de bufferrekening (zie art.6); in geval het saldo van de bufferrekening op dat moment niet voldoende is, dient de contributie binnen een maand na de jaarwisseling, c.q. de toelating te zijn betaald.
Artikel 6 (Bufferrekening)
Ter bestrijding van bankkosten voor kleine boekingen hanteert de vereniging een bufferrekening.
- Ieder lid van de vereniging krijgt automatisch een bufferrekening gekoppeld aan zijn/haar lidmaatschapsnummer.
- Het beheer van de bufferrekening berust bij de directeur rondzendverkeer.
- Alle mutaties die betrekking hebben op de rondzenddienst, inclusief de tegemoetkoming portokosten (TPK) en de taxatiekosten in geval van kopen onder voorbehoud van keuring, worden op de bufferrekening uitgevoerd.
- De contributie zal, na financiële afsluiting van het voorgaande jaar, automatisch van het saldo van de bufferrekening worden afgeschreven.
- Bij een negatief saldo is het lid verplicht dit ten spoedigste aan te vullen. Indien na aanmaning door de directeur rondzendverkeer aanvulling achterwege blijft, treedt artikel 2 in werking.
- Een positief saldo is eigendom van het lid waaraan de bufferrekening toebehoort. Op aanvraag zal de directeur rondzendverkeer, na controle op eventuele lopende verplichtingen, een deel of het gehele tegoed overmaken op het rekeningnummer van het lid.
Artikel 7 (bericht van opzegging, ontzetting of schorsing)
Van opzegging, ontzetting en/of schorsing wordt een lid per aangetekende brief mededeling gedaan. In deze brief wordt van de beroepsmogelijkheid, als bedoeld in de Statuten, melding gemaakt.
Artikel 8 (uitwerking Artikel 6 lid 1 Statuten)
- Opzegging lidmaatschap door lid.
- Indien alleen uitnemer zal de directeur rondzendverkeer (DR) het lid informeren dat uitkering van een positief saldo op de bufferrekening eerst zal plaatsvinden nadat hij (DR) heeft kunnen vaststellen dat er geen verplichtingen meer zijn. In het geval van een negatief saldo is het opzeggend lid verplicht het tekort aan te vullen. Tijdens de uitlooptijd wordt geen contributie geheven.
- indien een inzendend lid opzegt, zullen al zijn boekjes vanaf dat moment op “uitlopend” gezet worden. Boekjes komen dan niet meer in nieuwe rondzendingen en krijgen de status “uitgelopen”. Nadat het laatste boekje is afgehandeld zal ook de bufferrekening worden beëindigd, waarbij een eventueel negatief bedrag aangevuld moet worden door het (ex)lid voordat de uitgelopen boekje aan hem/haar geretourneerd worden. Tijdens de uitlooptijd wordt geen contributie geheven.
- Wanneer dit niet de bedoeling is zal de opzegging pas ingaan aan het eind van het jaar waarin het laatste uitgelopen boekje is afgehandeld. De bufferrekening zal dan worden gesloten. Gedurende de uitlooptijd blijft de verplichting van contributie betalen gelden. Opzegging door overlijden van het lid.
- De opzegging wordt behandeld als een normale opzegging door het lid. Derhalve geldt de procedure zoals bi artikel 8 lid 1.a is omschreven, waar bij de aanvulling van een negatief saldo op de bufferrekening zal worden geclaimd bij de erfgenamen, c.q. de executeur.
- Was de overledene ook inzender dan heeft men de volgende keuze:
- De boekjes blijven in het rondzendverkeer. De nabestaanden nemen het contract over met rechten en plichten. CsK zal er op toezien dat de voortzetting van het lidmaatschap niet langer duurt dan dat er boekjes in omloop zijn. Tijdens de uitloopfase wordt wel contributie geheven.
- Indien voortzetting niet wordt gewenst, zullen conform artikel 8 lid 1.b alle boekje op “uitgelopen” worden gezet Tijdens de uitloopfase wordt geen contributie geheven.
- In gevallen van opzegging door de vereniging, ontzetting of schorsing zullen gelijke procedures worden gevolgd als onder art 8 lid 1.b.
Artikel 9 (bijzondere bepalingen bestuursleden)
- Bij uitvallen of tussentijds aftreden van een bestuurslid wordt door het bestuur gezocht naar een opvolger. Zodra die is gevonden kan hij/zij de vacante functie direct waarnemen als adspirant bestuurslid. In de eerstvolgende algemene ledenvergadering wordt de formele benoeming bevestigd.
- Indien het bestuur er niet in slaagt om een opvolger te vinden zal de functie tijdelijk door een of meer bestuursleden worden waargenomen.
- Een tussentijds nieuw gekozen bestuurslid neemt op het rooster van aftreden de plaats van zijn/haar voorganger in.
- Aftreden van het bestuur in zijn geheel kan slechts plaatsvinden op een algemene vergadering.
Artikel 10 (bestuursvergaderingen)
- Bestuursvergaderingen worden belegd door de voorzitter of op verzoek van ten minste drie andere bestuursleden.
- Rechtsgeldige besluiten kunnen op een bestuursvergadering alleen worden genomen bij meerderheid van stemmen, berekend over het aantal in functie zijnde bestuursleden, ongeacht of zij al dan niet op die vergadering aanwezig zijn.
Artikel 11 (taken van de voorzitter)
- De voorzitter is belast met de leiding van de vereniging en de coördinatie van de activiteiten.
- De voorzitter leidt de vergaderingen. Bij diens afwezigheid worden de bestuursvergaderingen geleid door het oudst aanwezige bestuurslid.
Artikel 12 (taken van de secretaris)
- De secretaris voert de algemene correspondentie en beheert het archief van de vereniging. Hij schrijft de vergaderingen uit en maakt de notulen daarvan. Hij houdt de ledenadministratie bij en verzorgt het mededelingenblad van de vereniging. Hij verstrekt de overige leden van het bestuur zonodig al die gegevens die deze voor een goede uitoefening van hun functie nodig hebben.
- Op de jaarlijkse algemene vergadering brengt hij namens het bestuur verslag uit over de algemene toestand en handelingen van de vereniging in het afgelopen jaar.
Artikel 13 (taken van de penningmeester)
- De penningmeester beheert de gelden van de vereniging en zorgt voor de inning van de contributies en van alle andere aan de vereniging toekomende bedragen, een en ander met uitzondering van het rondzendverkeer.
- De penningmeester registreert de ontvangsten en uitgaven van de vereniging en is uitsluitend bevoegd uitgaven te doen die voortvloeien uit bepalingen van de Statuten, dit reglement of besluiten van de algemene vergadering.
Voor andere uitgaven is toestemming van het bestuur vereist.
Op de jaarlijkse algemene vergadering brengt de penningmeester namens het bestuur verslag uit over de financiële toestand van de vereniging en legt hij rekening en verantwoording af over het afgelopen jaar.
Artikel 14 (taken van de directeur rondzendverkeer)
- De directeur rondzendverkeer is belast met de organisatie en uitvoering van het rondzendverkeer. Hij is verantwoordelijk voor de administratie daarvan.
- Het beheer van de bufferrekeningen.
- Op de jaarlijkse algemene ledenvergadering brengt de directeur rondzendverkeer namens het bestuur verslag uit over de resultaten van het rondzendverkeer in het afgelopen jaar.
Artikel 15 (overdracht van middelen)
De bestuursleden zijn verplicht bij het beëindigen van hun functie alle onder hun berusting zijnde boeken, bescheiden, correspondentie en andere eigendommen van de vereniging tegen afgiftebewijs over te dragen aan het bestuur.
Artikel 16 (verificatiecommissie)
- De verificatiecommissie, bedoeld in artikel 15, tweede lid, van de Statuten, is belast met de controle van de boeken en bescheiden van de penningmeester en de directeur-rondzendverkeer.
- De leden van de commissie worden op de jaarlijkse algemene vergadering gekozen voor de tijd van maximaal twee jaren. Telkenjare treedt een der leden, in volgorde van benoeming, af. Het aftredende lid is niet onmiddellijk herkiesbaar.
- De algemene vergadering is bevoegd een reserve lid aan te wijzen die bij ontstentenis of verhindering van een van de commissieleden diens taak overneemt.
- De door de commissie te maken onkosten zijn voor rekening van het bestuur.
- De commissie verricht eveneens een onderzoek na een daartoe strekkend verzoek van het bestuur.
- De commissie brengt op de jaarlijkse algemene vergadering schriftelijk verslag uit van haar werkzaamheden, en is bevoegd daarbij al die aanbevelingen te doen die zij in het belang van de vereniging acht.
Artikel 17 (jaarlijkse algemene vergadering)
- In de jaarlijkse algemene vergadering wordt voorzien in de vacatures die in het bestuur of de verificatiecommissie bestaan.
- Goedkeuring van de jaarverslagen strekt het bestuur tot volledige décharge.
Artikel 18 (mededelingenblad)
- De secretaris draagt er zorg voor dat ten minste eenmaal per jaar een mededelingenblad ten behoeve van de leden verschijnt.
- In dit mededelingenblad worden opgenomen de bedragen van de contributie, en de eventuele tegemoetkoming in de portokosten van het rondzendverkeer, alsmede het provisiepercentage, het percentage van de minimumprovisie, het percentage van de dekking assurantiekosten en de prijzen van de boekjes en enveloppen.
Artikel 19 (slotbepaling)
Bij verschil van mening of twijfel omtrent de toepassing van het huishoudelijk reglement en in alle gevallen waarin dit reglement of de statuten niet voorzien, beslist het bestuur.
